御堂筋税理士法人創業者ブログ

事務の生産性を上げる

その具体的方法を構築する。

これは私が自分自身に

貸しているこれからのテーマだ。

なぜか?

ドラッカーのいう

経営者の3大職能の1つが

生産性を高めることだからだ。

モノ造りの分野では

それが比較的進んでいる。

一方、営業や事務や

設計などの分野では

それがほとんど進んでいない。

日本の中小企業では

1人あたりの粗利益が

10,000千円やそこらが

精いっぱいである。

これでは

がんばってくれている

かわいい社員たちに

5,000千円を超える

年俸は支払えない。

私はそれを

10,000千円を超える水準に

したいと願っている。

社員たちが

社長に感謝している

姿を夢見ているのだ。

だから

私は生産性を上げる

方策を編み出さねばならないのだ。

最低1人あたり20,000千円である。

それが私のタスクだ。

さて、ではどうやって

それを達成するか?

生産性の公式は

粗利益÷人数だ。

(本当は、モノ・金の

生産性も含めた

総合生産性が問われる)

まず、1人当りの

売上を増やさなければならない。

その方策はいろいろ考えている。

売上そのものを増やす方策

活動時間を少なくして

効率を上げる方策だ

前者だが次のような切り口はどうか?

・単価を上げる

・付加価値を上げる

・コンサルティングする

・サービスの有償化

・ついで販売

・取次ぎビジネス

・人手を介さない売上のしくみ

などなど

つぎに

活動時間の効率化だ。

これは手間がかかるぞ。

まずは仕事のPQ分析である。

どんな仕事を何時間しているか

その調査分析だ。

そしてウェイトの高い順に

業務革新をしていく

そしてその革新は

次の3つのレベルに分けられる。

①組織としての仕事の進め方の革新

②仕事の中身の革新

③個人の行動革新の取組み

組織としての革新の取組みだが

・まず環境整備であろう。

 整理・整頓・清掃だ。

 机、キャビネット、倉庫…

 オフィスのすべてである。

 ファイリングもそうである。

 ファイルを決める、電子化する

・計画的な業務の遂行がまずありきだ

 そのために、

 仕事の状況の見える化をする。

 これで進捗管理と

 負荷の平準化を図る。

 そして時間管理をさせる。

・ノウハウの共有化がくる。

 ナレッジマネジメントである。

これらにはすべてコード化が不可欠である。

次に仕事の中身の革新だ

・そのためには業務フローを

 明らかにする。

 そしてその時間を短縮する

 最低今の半分の時間で処理する。

 そのための方策は?

 ・仕事のIE

  クリティカルパス、

  やめる、外注する…

 ・IT活用

 ・仕事の習熟

 ・重複や転記をなくす。

 ・ミスの撲滅

 ・仕事の一気通貫

 ・段取時間削減

 ・移動時間対策

・間接業務の削減

 ・会議・打合せ対策

 ・情報処理・仕事の報告対策

 ・メール術

 ・文書作成術

最後に個人の行動革新

これは上とも通じるところがあるが

・しごとのバッチ処理

・しごとの一気呵成

・しごとのつど処理

・現場で完結

・ながら処理

・ヒューマンエラー対策

・PDCAと時間管理

・時間意識

などだ。

そしてものさしは

いろいろ要る。

最右翼は

1人当り月粗利益である。

次に

1人当り月労働時間である。

これで

人時当り粗利益が出る。

年間1人20,000千円なら

年間労働時間が2,000時間として

人時生産性は10,000円である。

年間1人30,000千円なら

人時生産性は15,000円となる。

チャレンジだ。

そして

1人当り損益計算書は

作らねばならない。

その他

・CS度

・労働時間の内訳

・主要業務のサイクルタイム

・品質を測るものさし

・ミス件数

・労働装備率

・総資産回転率

・1人当り資金使用額

・3S指摘件数

などだ。

そして主要取組みの

目標管理である。

・3S

・見える化

・ファイリング

・ノウハウ共有化

・重要業務合理化

・ヒューマンエラー対策

・重複仕事排除

・IT化

・メールと文書

・移動時間対策

ドラッカーはいう。

分析→プロセス統合→

管理手段組み込みだと

「企業の各部門の

マネジメントの働きを比較し、

企業ごとのマネジメントの

働きを比較するうえで、

最良の尺度が生産性である。

入手する経営資源は

ほぼ同じだからである。」

「独占という

稀な状況を別にすれば、

いかなる分野においても、

企業間に差をもたらすものは

マネジメントの質の違いである。

マネジメントの質という

決定的に重要な要因を

測定する最良の尺度が、

生産性すなわと

経営資源の活用と

その成果である。・・・」

会計事務所の可能性を追求する

御堂筋税理士法人&組織デザイン研究所

大阪 税理士 小笠原 でした。


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