御堂筋税理士法人創業者ブログ




―会議の生産性をあげる―

第二次世界大戦から戦後にかけて

アメリカで最も成果をあげた民間人、

破産寸前のニューヨーク司教区を

立て直したことで有名な

フランシス・スペルマン卿にいたっては、

一日に一人でいられた時間は、

朝のミサ時の25分間と

就寝前の祈祷時の25分間だけ

だったという。

普通のトップマネジメントは、

これほどまでに時間を

とられているわけではない。

しかしマネジメントの人間の

時間の使い方についての

調査によれば、

若手の経営管理者や

スペシャリストでさえ、

一日の半分は

何らかの会議に出さされている

という。

会議に出ないことを

許されているのは

ごくわずかの上席管理者

ぐらいのものである。

相手が一人でも会議と同じである。

したがって成果をあげるには、

会議の生産性を

あげなければならない。

もちろん会議は懇談ではなく

仕事の場としなければならない。

会議の生産性をあげるには、

事前に目的を明らかにすることが

必要である。

⇒まったくそのとおりだ。

 だから会議の冒頭、

 目的を確認する。

目的が違えば

そのための準備も

その後の成果も違う

はずだからである。

⇒この前提には

 準備が大切だということがある。

 当たり前すぎて書いていない。

 だが中小企業の会議では

 これが致命的に稚拙だ。

 余談だが、

 人に会いに行くときも同じだ。

 A4、1~2枚で目的、理由、

 背景、状況、仮説や提案や

 依頼内容をまとめFAXしておく。

・公式見解、プレスリリースの作成

 ―事前に草案を用意する。

 会議後は、誰か予め定められた者が

 成文を配布する。

⇒これが上で述べたまとめだ。

・組織改革などの発表文の作成

 ―会議における発言は

 発表文の作成に必要なものに絞る。

・一人による報告

 ―発言はその報告に関する者に絞る。

・数人あるいは全員による報告

 ―発言はそれらの報告に関するもの

 に絞る。

 報告は予め配布しておく。

 一人当り15分以内に制限してもよい。

⇒これもそのとおりで

 とにかく事前に考えるために

 資料が重要だという認識をもつ。

・会議主催者への報告―

 会議主催者は発言を質問にとどめる。

 まとめは行ってもよいが意見はいわない。

・主催者への面会―

 スペルマン卿は朝食会と夕食会を

 これに充てていた。

 この種の会議に生産性はない。

 これに出させられることは

 地位に伴う代価である。

 もちろん極力減らすべきものである。

 スペルマン卿は

 朝食会と夕食会に絞ったからこそ

 仕事の成果をあげた。

⇒そのとおりであると思う。

会議の生産性をあげるには

かなりの自制を必要とする。

会議の目的を決め

それを守らなければならない。

目的を達したときには

直ちに閉会する。

別の問題をもち出してはならない。

総括したら閉会する。

⇒そのとおりだ。

 とくに聴くことに徹することが

会議の生産性をあげるには

フォローが重要である。

この点に関しては

私の知っている最高の経営者

アルフレッド・スローンが名人級だった。

1920年代から50年代まで

GM(ゼネラルモーターズ)を

率いたスローンは、

週六日のほとんどを

会議にとられていた。

三日は委員会の類、

三日は打ち合わせのたぐいだった。

委員会では

冒頭必ず会議の目的を明らかにした。

あとは耳を傾けた。

メモはとらず、

わからないことを聞く以外は

発言もしなかった。

最後にまとめとあいさつを述べて

席を立った。

⇒まず、ここまでをまねできなくては…

しかし部屋に戻って直ちにメモを書き、

そのコピーを

出席者全員に届けさせた。

メモでは結論と宿題を明らかにした。

担当者と期限を示した。

それらのメモは

一つひとつが名文だった。

スローンは

こうして傑出した経営者になった。

⇒議事録ではなく

 経営者によるまとめと

 指示だ。

 これもまねすべき

会議には、

成果をあげるものと

あげないものの

二つに一つしかないことを

知らなければならない。
⇒成果をあげる会議に

 していかなければならない。

 この話しによれば

 そのコツは

 ①準備

 ②会議プロセスのコントロール

 ③聴くという自制

 ④経営者によるまとめと指示

 だと思った。


このくらいの

短い話によってさえ

ドラッカーの話からは

多くの気づきと課題が

でてくるわけだ。


これで会議の成果が

上がれば

超お安いセミナーである。


わたしたちは

とにかく

話しからのヒントに

感受性を高めて

すなおに、すぐやることだ。


なにしろ

経営は意思決定、

意思決定は情報から

そしてそれらは

会議でなされるわけだから

会議の生産性は大切だ。

そうでなかったら

ドラッカーさんが

話しをするわけがない。


追伸

このまとめを必要なかたは

メールをくだされば

おすそわけします。

s.ogasahara@mdsj.jp



会計事務所の可能性を追求する

御堂筋税理士法人&

組織デザイン研究所

大阪 税理士 小笠原 でした。




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