ある日の会議ファシリテーション

大阪のコンサルティング税理士　小笠原　です。

朝から、お客さまの会議のファシリテーションです。

議事録を取る係として、新入社員の榎本君を連れていきました。

会議の予定は３時間
前月の業績確認から始まって
重点的な商品の拡販対策
既存顧客との関係性強化
新規顧客開発の取組み
経営の管理的課題
について順番に、検討を進めていきました。

重点的な商品の拡販対策では
太陽光の拡販がポイントで、
前回、部署別に見積りの数、受注の数などを
数値資料化するように依頼していました。

結局、見積りはしているが、受注率が低いことが問題だということです。
受注率を現状の倍の１５％にしたいというのが推進責任者の思いだとわかりました。
そこで、受注までのプロセスを考えると
結局、受注は顧客の工務店が自分たちでしていることが判明しました。
そりゃ自分でクローズしていないのですから、
受注率のアップといってもあなたまかせです。

ここでわかったことは、受注率を上げるためには
自分でクローズしに行くか、工務店の受注率をあげる訓練をする必要があることでした。
そこで次回までに、その具体案を考えてもらうことが宿題となりました。

また新規顧客開発では、
前回の宿題で、昨年度の新規開発の実績について分析してくることになっていました。

担当者のＫさんが、しっかりとした資料を作ってこられました。
その説明を聞くと、
昨年度の、新規開発実績の８０％は既存顧客からの紹介であったこと、
ねらいの大型店の開発は、それでもほぼ見込客への飛び込みからなされていること
しかし、大型店の定義は、年商５億以上だが、
実際には、年商２億以上のところでも、
月々けっこう売上が可能であることがわかりました。

そういった意見のやり取りの後

せっかくこうしたよい資料を作ったのだから
そもそも、この会議までに、発表者のＫさんは
この資料を見て、どう感じ、何をしていかなければならないか
考えておくことができたのではないか？
という意見がでました。

それはそのとおりであり、今後はそうしようということになりました。

さて、このように
つたないファシリテーターですが
外部者である、わたしが会議の進行を管理することで
参加メンバーの皆さんが、自由闊達に意見交換や検討をしていき
議事録には、多くの宿題を記録することになりました。

一方では、ファシリテーターである私は
議事録作成者、榎本君の記録内容を見ながら
意味が通じるようにかなりうるさく指導します。

また、業績管理資料もより進化させるために改訂していこうと
その修正のプランも考えなければならず

けっこう濃密な３時間であり
あっという間に時間が過ぎます。

最後に、参加者に会議の進め方についての
ふり返りをしてもらいました。

皆さんが、参加者それぞれの意見が出て
・活発な会議ができたこと
・ファシリテーターの質問で、内容が深堀りできたり
・新たな問題が見えたり、取組みの姿勢が深まったりしたので
よかったとのことでした。

分析と洞察のしかた、業界のこと、会議の進め方など
わたしもたくさんのことを学ぶことができました。

これだけの内容の会議なら
値打ちがあるものを提供できたと生意気ですが感じることができました。

コンサルティングに強い税理士法人小笠原事務所　大阪　小笠原
でした。