見やすい数字資料の作り方

土曜日も日曜日もしごとだった。
土曜日は、営業会議のしかたの集合訓練
日曜日は、ある会社の経営計画策定の個別指導
そしていま、別の会社の会議の資料に手を入れている。

さてこれらの仕事に共通することは、
会議における数字資料についてだ。

わかりやすい数字資料を作る！
一見、ささいなテーマかもしれないが、
会議の質を決めるだいじなポイントである。

数字資料を作る際の重要点は、次３つだ。

１．この資料であなたがつかみたいことは何か？

　　このことがはっきりしてはじめて表の見せ方が決まる。
　　それにタイトルが決まる。
　　何をつかみたいのか、何を見せたいのか？

　　・何かを何かと比較し、何らかの異常点を見つけたいのか？
　　・何かの細分化を分析し、その原因を見つけたいのか？
　　・何かの推移、つまり変化や、傾向や、予測を見たいのか？
　　・活動プロセスの行動と成果の関係を見て、
　　  その効果性を評価し、ボトルネックや課題を見つけたいのか？
　　・順位、偏り、分布、ばらつき・・・つまり重要なものはなにかを見つけたいのか？

２．この資料には情報がもれずだぶらずあらわされているか？

　　表は、もれやだぶりがあってはならない。
　　もれやだぶりがあると原因がわからないし、また内容がぼんやりするからだ。
　　これを、『ＭＥＣＥ（ミーシー）の原則』という。英語での、もれずだぶらずの略である。
　　表作りの大原則である。

　　具体的にどうするかのというと、
　　・縦横の最後の行や列に、合計欄を必ず作る
　　・明細を表示しきれない場合には、その他欄を
　　 合計の直前の行や列に、必ず作る
　　
　　この２つのことを励行してもらえばよい。
　　合計欄があれば、全体がわかる。
　　その他欄があれば、各項目を足すと合計になる。

３．エクセルでノイズ（雑音）のない表を作れるように訓練する

　　稚拙な表、整っていない表はノイズを含む。
　　目がちかちかし、ものを考えるのをさまたげる。
　　だから、表は美しくなければならない。
　　整った、美しい表を見ると
　　作成者の頭の整理具合、美意識を感じ、すかっとする。
　　だから、数字の表はノイズなく、こざっぱり作りましょう。

　　では、資料作りのプロでないあなたが
　　どうすれば、ノイズのない表が作れるか？
　　
　　そのコツは次のとおり

　　まず罫線
　　・罫線を整える！
　　・罫線のメリハリ、効果性を考える（あまりゴテゴテすると逆効果）。
　　・欄の網掛けなどはここぞというときに効果的に使う。

　　次に数字
　　・数字は、３桁ごとの位どりをする。
　　・小数点の位どりを統一する。
　　・数字は、基本右ぞろえとする（センタリングはしない）。
　　・フォントと大きさはできるかぎり統一する。
　　・太字、ななめ字などはここぞという時に使う。
　　・計算式エラーは表示させない。

　　それから字
　　・字がセルからはみ出ない！
　　・ことばは原則左ぞろえとする（センタリングはしない）。

　　タイトルなど
　　・目的をきちんとあらわす表の名前
　　・いつの分か？、作成日、会社名・部門名・作成者、印鑑
　　・表示の単位
　　・専門用語の意味、計算のさせ方などは欄外に※１などで注意書き
　　　（もちろん元の個所にも※１と但し書きすること）

　　・複数の場合ページ数

　　最後にページのプレビュー
　　・全体のバランス、配置がページの中で整っているか？
　　　はみ出ていたら、全体を１ページで見せるようにして
　　・余白が適切か？

さて、いかがだろうか？

ちなみに、資料のだいご味は、
たとえば、営業や生産のプロセスの、
各プロセスでの活動の量とその成果にいたる効果性が、
流れに沿って、そして仮説と実際が示され、
まさに、何が問題なのか、どこがボトルネックなのか、
なにを訓練すれば、成果（売上や生産量）が挙がるのか？
明確に、みずみずしいまでにわかるようなものだ。
－資料がかってに、問題はこれですよ！と示してくれるような資料である。
資料、値千金である。

いよいよ、資料の訂正もできあがった。
さあ、Ｎさんにメールで送ろう、あそうそう、Ｏ社長にもＣＣでっと。

そうだ、会議の参加者に、
エクセルでの表の作り方を教えたらよいのだなあ、とふと思い立った。

そこで、
「→次回の会議で、エクセルの表作りの実演、Ｑ＆Ａ式で指導しましょう！
　　表作りは、論理思考の重要な部分です。
　　『エクセルによるわかりやすくきれいな表の作り方』
　　時間は１時間程度みてください。」

とメールした。

コンサルティングに強い経営エンジン研究所／税理士法人小笠原事務所
大阪　小笠原　でした。