御堂筋税理士法人創業者ブログ

大阪のコンサルティング税理士 小笠原 です。

夕方からお客さんの会社に行って、
営業のミーティングの内容を見てアドバイスをしました。

週1回されている営業の受注残確認と販売推進のための会議です。
週1回ですから、まあリアルタイム管理と考えていいですね。

会議は小さな打ち合わせ室、こういう密室チックな方が効果的です。
前に大きめのモニターを設置して、パソコンに強い経営者がリードします。

ツールは
・販売管理システムの得意先管理表
 →担当者ごと、得意先ごとの売掛金管理表の瞬時版ですね。
・受注残一覧表
 →私が作ってお渡しした、受注残・情報残の集計用のエクセルシート
・週次営業管理表
 →営業マンごとの、週次ごとの販売、粗利実績、重点・上得意数社の
  目標と活動結果エクセルシート
・新規開発取組み管理表
 →新規開発中の顧客とその現況の一覧表エクセルシート

まず最初に、「もうけのカーナビ」と「もうけのコックピット」で
先月の業績のチェック。

次に各自の週間の営業検討に入りました。

事前に営業担当ごとに上の情報のチェック、修正、資料のまとめを
しておくことになっていたようです。

しかし、発表が始まってすぐにそれができていないことがわかりました。
一人目の担当者の週次営業管理表を見ると数字が入っていないのです。
さらに得意先管理表を見ると、その人の粗利がマイナスとなっており異常値

経営者は売上が大変厳しい折、とてもナーバスになっており、
大きな声で、ちゃんとやってくださいよと叱責。
各担当者、寂として声なし。

わたしが「なんでできなかったのですか?」と介入質問
すると経営者が「問題意識がないからですよ!」と言下に断定。
察するにそういう認識にいたる色々な観察や気づきがあるようだ。

しかし現状のままでは情報が不確かで、これ以上内容の掘り下げは無理
わたし「いつからこのやり方にしたのですか?」
経営者「先週からです」
わたし「事前準備の手順を教えてあげないとできないのでは?」
と議論の方向付けをさせていただくと
経営者はやおらホワイトボードに書き始めました。

1.得意先管理表のチェック・・・

わたし「得意先管理表は売上順とかでソートできないの?」
経営者「CSV出力ができるので、エクセルで出せます」
とデモンストレーション。
わたし「それがいいよ。重要な問題がわかりやすいから」

1.得意先管理表のCSV出力とチェック・・・

わたし「ところで、Aさんはこの出し方わかるの?」
Aさん「いや、わかりません。彼(となりのBさんをさして)教えてもらいますわ」

 1-1.トータル売上、粗利、粗利率のチェック
 1-2.個別得意先の売上、粗利、粗利率のチェック
 1-3.異常値のチェックと売上伝票の修正
2.受注残・情報残一覧表の修正、追加、末梢
3.得意先管理表と受注残・情報残一覧表から
 週次営業管理表への売上など必要情報の転記
4.週次営業管理表を使ったふり返りと計画
5.新規開発取組み管理表の記録、修正、追加、末梢

という順になりました。
これで一度事前の資料準備をしてみることにしました。
私の感じでは何回かしないと、論議のベースになる正確な資料は
まだ出てこないのではないかと思います。
でもこれはOJTでできるようになってもらわないとしかたないですね。

そしてわたしが気づいたことをお話しさせていただきました。
まず、週次管理表ですが
売上はその日までの売上、粗利累計を入れてください。
受注残一覧表の得意先ごとのソートした納品予定額を
毎週の売上予測額に入れてください。
その差額が対策を打たなければならない額ですから
それが表示されるようにしてくださいな。

その上で、行動ですが、これは
1.具体的な受注の追いかけ・・・短期・オペレーションの課題
2.顧客との関係性の強化・・・長期・戦略の課題
にわけて行動結果と次の目標を書いてください。
どうも書いていることがおおざっぱすぎてわかりませんので。

新規開発取組み管理表は少しわかりにくいので
週次での行動、現在のステージ(ランク1~5といった)を書くよう
修正されたらどうですか?
また、そのターゲットに対する現状や取り組みだけではなく
紹介チャネルのキーマンの管理を新たにされたらどうですか?

とお話しし、相談の上、おおむねそういう方向で
フォーマットを変えることに決めました。

わたしが「それいつまでにできます?できたらチェックしたいので・・・」
と確認とフォローを入れると
経営者が「わかりました、今週中にします!」
と高らかに宣言

わたし「この会議のねらい、使う資料、論議の内容の方向性は
    まちがっていないですよ。まず準備をしっかりして、正確な
    資料を出すことに努めてくださいな。」
    「この会議は、経営者にとっては、現状の把握と、
    その上で、自分で乗り出す、指示をすることの意思決定が、
    営業の方々は、資料を書いて、論議して気づきをえて
    行動の決意をしていくことが価値ですね。」

最後に、議事録を作ることを依頼して、今日のクリティークを終えました。

あと、もう少しおっかけて、この会議が売上の確保、構築の
エンジンとなるようにサポートしていきます。
わたしも学びのあったミーティング参加でした。

コンサルティングに強い税理士小笠原/河原事務所 大阪 小笠原でした。

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