お客様の月例会議を事務所でしてみました。

大阪のコンサルティング税理士　小笠原　です。

社長から、幹部社員をお預かりしてマネジメント教育を
させていただいている会社があります。

経営計画ができたので、
今日は、経営会議をしてみて、チェックのしかた
会議の進め方を体験してもらうために
うちの事務所の会議室で行なってもらうことにしました。

定刻午後２時から、１２名の参加者と社長にはオブザーバー
として、別の席を用意させていただき、
私が進行係をして、私流の会議の進め方を体感してもらいました。

会議の進行予定は４時間
通常の営業実績の報告と経営計画の進捗状況の報告を
中心に進めていきました。
目的は、報告のしかたを個人別にクリニックして
的を射た報告をしてもらうためです。
それは、メンバーからの報告がよく分かるものでなければ
経営者が正しい判断や指示をできないからです。

あらかじめ、論理的な報告のしかたを説明し
お一人おひとり５分でタイムキープして報告してもらいました。
論理的とは、会議では、目標の全容→結論→実行結果
→気づき→取り組み宣言といった順で
お話ししてもらうということです。
会議の報告は、まず結論、つまり英語で話すということです。

そして、各人の報告内容について、
社長、顧問、オブザーブしていた河原さん、私が
クリティークしてフィードバックするわけです。

けっこう率直にフィードバックをさせていただき
会議の意味など私が考えていることをお話ししました。

おおむね予定通りの時間で内容を消化し、
最後に会議のふり返りをしてもらいました。

まず会議でよかった点
・自分の弱点と改善点が見える（フィードバックを受けての気づき）。
・タイムキープして、発表時間を意識し、時間どおり終われた。
・集中できて今後の取り組みが決まり、決定事項が確認できた。
・個人発表がしっかりできた。
・要点が明確化した。
・会議が活性化していた。
・会議の意義や重要性について理解できた。
・議事録をリアルタイムでしっかり作れた。
・若い人の発言がノビノビしていた。
・発表の順番がランダム化し、活発化した。
・資料は自己改善のためだというコンセプトがわかった。
・顧問のつっこみがよかった（辛口の質問に対して）。
などなど

改善点は
・発言者が偏っていた。
・質問やメンバー相互間の意見交換があればよかった。
・対策や戦略をより明確化しなければならない。
・会議の準備をもっとしっかりしあければならない。
・資料を事前配布すべきである。
・発表内容と資料とがもっとリンクしていなければならない。
・ポイントになるところをしっかりと表現したい。
・会議の時間が長い。
・資料の文字が小さいのでみにくい。
などなどです。

社長も、啓蒙的でやさしい方ですが、従来の会議は
社長＝議長で、どうしても社長⇔個々の報告者という
会話の図式だったので、なかなか活性化しないという
悩みもありました。

社長に総評いただきましたが、
「今回の会議の進め方はとてもよかった。
　また小笠原さんの指摘も大いに参考になった。
　次回からファシリテーターを立てて、進めていこう。」
ということで、ずいぶん気づきがあられたようです。

やってみてとてもよかったなと思いました。
次回からは、メンバーと経営計画を管理していく上で
必要なスキル
営業ミーティングの進め方、会議の進行のしかた、
時間管理法、コーチング的な傾聴法などを
トレーニングしていこうと思います。

コンサルティングに強い税理士小笠原／河原事務所　大阪　小笠原でした。