御堂筋税理士法人創業者ブログ

扇原からメールが来た。

下記のようなメールである。

――――――――――

事務所のみなさまへ

おつかれさまです。

事務所の3Sに関する

業務標準を作成しましたので
送付させていただきます。

未決定項目

(共有スペース、キャビネット、サーバ)

については、
新事務所での運用を観察しながら

随時決めさせていただきます。

詳細は10月の終日研修時に

ご説明いたしますので
それまでに各自ご一読くださいませ。

よろしくお願いたします。

これは、引っ越しを機に

わが社が徹底を期そうとする

3Sと生産性アップの取組み

のルールを書いたものだ。

ちなみに、この扇原という男

書いてくる内容は

私が打ち合わせたときに

意図したものを

ほぼ改善に表現できている。

あたまの構造が

すっきりしているのだろうな。

なかなか大した奴だ。

―――――――――――

添付ファイルの内容

Ⅵ.業務標準
15.事務所3S関する業務標準
  (大前提として、今後はお客様対して、

   事務所3Sの見学を

   していただけるようにする。)

①事務所スペースに関する3S

a.事務所のスペースは

  全てスタッフ共用の物なので、

  私物は置かない。

 b.机の引き出しの中身については、

  下記の通りとし、

  それ以外のモノは入れない。

上段・・・ホチキス、名刺、パンチ、

  検印、ネーム印、赤インク、黒インク、

  修正テープ、はさみ、ものさし、

  ペン(1本のみ)、付箋、

  クリップ(形跡管理)
  中段・・・本(税務ハンドブック、

  ビジネス用語集など)、

  私物置き
  下段・・・仕掛BOX、

  資料ファイル(立て置き)

  ※基本的に、本は本棚に直す。

  毎日読む本以外は、

  本棚で管理。(私物は持ち込まない。)

 c.退社する際には

  机の上には何も置かない。

  (テンキーやマウスもきちんと片づける。)

 d.郵送物や依頼資料についても、

  基本的には机の上には置かず、

  別途スタッフボックスに置く。

 e.備品(プロジェクター、デジカメ、

  タイマー等)を外部へ持ち出す場合は、

  貸出リストに記入する。

 f.関与先ボックスは、以下のファイルを保管するものとする。
  黄ファイル・・・

  直近5年分の決算書ファイル一式
  赤ファイル・・・

  直近分の決算関連書類
  緑ファイル・・・

  5年分の年末調整関連書類一式
  青ファイル・・・

  永久調書(設立届など

  税務署届出関連書類、登記簿謄本、定款など)
  灰ファイル・・・税務調査関連書類

 g.関与先トレーは、

  月次監査ファイル及び

  お客様預かり資料を保管する。

  (それ以外の物は入れない)

 h.本棚については、

  日本標準分類に基づき保管する。
  また、持ち出す際には、

  貸出リストに記載し、

  2週間以内に返却する

 i.郵送物は、

  各自内容物をチェックのうえ、

  総務ボックスに渡す。

  (基本的に、各自で切手を貼らない)

 j.事務所ポストに届いた

  郵送物については、

  基本的に総務が受け取り、

  スタッフボックスへ割り振る。

 k.ゴミ箱は2人に1つとし、

  場所についても指定した場所

  以外に置かない。

 l.その他、全ての設備や機器については、

  管理責任者を置き、

  それぞれが責任を持って管理する。

②セミナールームに関する3S

 a.セミナールームの机や椅子は、

  床のマジックテープを参考に位置を決める。

 b.セミナー使用後は

  必ず元の位置に戻す。

  (責任者は、事務局又は不在の場合はセミナー講師)

 c.セミナールーム倉庫は、

  保管場所マップを作成し、

  備品を保管する。

  模造紙はデータ化し、破棄する。

 d.ホワイトボードには、

  マーカー(黒、赤、青各1本)

  及び、ボード消し、

  タイマー以外の物は置かない。
  指示棒やプロジェクターなどについても、

  使用時のみ取り出す。

e.お菓子やお茶についても、

  保管場所を決め、発注点管理を行う。

f.セミナールームについても

  管理責任者を置き、

  それぞれが責任をもって保全する。

③清掃活動に関する3S

a.清掃活動は、

  下記のスケジュールで実施する。
  毎日・・・

  机の回りの清掃 朝礼後5分間

  毎週・・・

  毎週月曜日に

  3Sチェック委員会からの

  チェック及び指導

  (将来的には月次へ移行する)
  月次・・・

  月末には管理責任者

  となっている箇所の点検

  及びセミナールームの清掃を行う。 
  半年・・・関与先トレー及び

  関与先BOXの内容チェック

  (ルールに従って保管されているか)
  年次・・・

  大掃除(半日かけて、事務所内

  全ての箇所の整理・整頓

  および清掃活動実施)

 b.掃除用具については、

  指定された場所に保管し、

  5頓を徹底する。

  (掃除用具の扱いに注意)

④業務見える化のための3S

  (決算進捗管理ボードの導入)

 a.決算の進捗状況を

  管理するボードについては、

  以下の16項目を管理する。
  

  会社名、決算月、決算監査予定日、

  決算完了予定日、事前準備、

  決算書作成、内訳書作成、
  申告書作成、法規審査、セット、

  経営の診断書、決算報告、

  納付確認、請求、電子申告、申告チェック

 b.早朝会の日に

  当月申告予定関与先を一覧にし、

  決算監査予定日、

  決算完了予定日を記入する。

 c.仕事を分担する際には、

  あらかじめその欄に

  依頼者及び必要時間を記入しておく。

 d.その業務が終わるたびに、

  赤磁石を置き、進捗状況の

  見える化を行う。

 e.税務責任者は

  毎月25日に決算業務に

  遅れがないか、期日通りに

  申告が完了しているか確認する。

⑤事務所スタッフのしつけについて

 a.事務所にある全ての備品は

  会社の資産であり、乱雑に扱わない。

  (足で扱う等は論外)

 b.備品の破損については、

  破損した者が自己申告をする。

  申告がなく、破損が発見された場合には

  連帯責任として、抽選を行い

  選ばれた者が責任を持って修理する。

  (連帯責任)

  ちなみにこれはカエサルが

  やっていた軍規保持の方法を

  応用したものである。
 

 c.事務所に来られる

  全ての方々に対し、

  きちんとその場で立って、

  さわやかな声であいさつをする。

 d.出勤時のあいさつについては、

  ドアを開けて入った際に、

  分離礼により行うものとする。

 e.スタッフの服装については、

  別紙のドレスコード分類表に

  基づき行う。

【検討事項】
  共有スペース、キャビネット、

  サーバーについては、順次決めていく。

以上

さて、これに対して

コメントをつけたのが

以下のメールだ。

―――――――――――――ー

拝復、3Sのまとめご苦労様
内容については

大変たのもしく感じています。
私の最近の知見も含めた

感想と意見です。
赤ペンで挿入しています。

挿入箇所の抜粋


①机中段の書類

 業務処理のための

 書類はどうしますか?

 具体的にはメモ、出金伝票、

 旅費精算書です。


②基本的ではなく、
 必ずとしてください。

③机の上に
 回覧物や依頼物がきますが、
 その処理はどうしますか?
 メールボックスに入れますか?
 あるいは私が提示した
 机の側面に書類受けを
 マグネットしますか?

④トレーに入れる書類
 プロジェクトものの資料は
 どうすればいいですか?

⑤ゴミ箱は
 位置決めしてください。
 それと役員など
 単独机所有者のも
 規定してください。
 さらに会議・応接室についても

⑥ホワイトボードの
 チョーク受けは灰皿であって、
 道具をおくところではない。
 そのために他の場所を
 設置してください。
 そしてそれは位置決め
 してください。
 またマーカーの
 鮮度管理と穂先のシャープさ管理を
 してください。

⑦掃除
 毎日は2~3分でどうですか?
 使う道具の決定をしてください。
 月次は全員参加
 半年は在庫チェック

⑧掃除用具の保管
 定位置をお願いします。

⑨決算業務の見える化
 現在かかっているものも
 磁石で表示してください。
 なお磁石の色については
 大事な要素で統一しましょう。
 その場合一般に日本人が
 もっている色に対するイメージを
 考慮してください。
 赤・・・危険、情熱
 黄色・・・注意、
 緑・・・安全、進行OK
 青・・・安心、清潔、静謐

⑩あいさつについて
 これは才木さんが
 以前提案したもので
 うやむやになっております。
 今回は万全を期したいので
 よろしくお願いします。

⑪その他

 ・事務所レイアウト図により、
  各管理担当をつけて
  整理整頓清潔清掃に努める。

 ・定期巡回監査により
  チェックリストでチェックし、
  点数を継続監視し公開する。


 ・成績不良者は
  罰金または罰則を科する。
  こうしたことは衛生条件
  (当たり前のこと)で、
  性悪説で処する。

 ・キャビネットにしまうもの、
  ファイリングについても
  規定ください。

 ・コード化を検討ください。

 ・仕事の準備手順などは
  また相談しましょう。

 ・小生の最近アップした
  事務の生産性のブログの内容により
  もれがないか確認ください。
とまあこんな進み具合である。
牛のよだれである。
あきずに進めましょう。

会計事務所の可能性を追求する
御堂筋税理士法人&
組織デザイン研究所
大阪 税理士 小笠原 でした。



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