友人の特許事務所のお手伝い

旧い友人がいる。
中学生の時
趣味を通じて知り合った友人である。

彼は長じて弁理士となっている。
過日、その彼が
弁理士事務所の経営を引き継ぐことになったと
連絡をもらった。

しかし、今まで
経営はしてこなかったので
どうしていけばよいかわからないという。

そこで相談に乗ることとした。
特許の仕事は極めて技術的であり
それぞれが職人的に仕事をしている。

したがって経営管理とか
コミュニケーションとかには
あまり通じていないという。

しかしながら数十人を擁する事務所は
立派な組織であり
マネジメントのしようによって
成果も大きく変わる。

わたしはまず
従業員のアンケート調査をすることを
提案した。

しかし友人としては
そんなことをして何になると
いぶかしんでいる様子だった。
まあだまされたと思って
やってみましょうと説得した。

どうせ何の意見も出ないのでは？
と彼はいっていたが
私はそんなことはないと思っていた。

結果は？
もちろん多弁ではないが
それなりに皆さんのお持ちの
事務所に対する
印象・要望・認識・危機感は
出てきたと思った。

事務所全体への評価は
平均して、まあまあよいであった。
それを友人に伝えると
ほっとした様子であった。

それを弊社の伊東が
レポートにまとめた。

そのレポートを携えて
過日、事務所におじゃました。
目的は、３つあった。
①幹部との面談（ほんとは先にすべきだが）
②全員への報告会
③幹部との業績アップの相談

まず幹部3人と面談した。
まだ３０～４０歳代の有資格者である。
なかなかすなおでよいと思った。

もちろん所長も含め
理屈と文章で生計を立てている方ばかりだから
多少は理屈っぽいが
それは許容範囲だ。
くせがわかれば
コミュニケーションに支障はない。

しかし多くのことがわかった。
ある人は経営の勉強を深くしていること
経営に対して意欲をお持ちだということなどだ。

これはいい手ごたえであった。
友人の所長はそんなことは
感じていなかったと思われる。

それ以外に
カギになりそうな方とも面談をした。

アンケート結果と面談から
この組織の特徴と課題も見えてきた。

午後一番
全スタッフの方々に
アンケート結果をご報告申し上げた。
皆さんしっかりとお聴きいただけたように思う。
こうしたフィードバックは
ご協力いただいた皆さんへの
当然の礼儀である。

そのあと
幹部と経理をつかさどる女性も入っていただき
先方5人（チームとしてはちょうどいい人数だ）
と私ども2人で
ビジネスの基本構造を見える化してみた。
これは今後業績アップのための
マーケティング戦略を立てる基になる。

結局少数の大手企業が顧客であり
それは歴史的に培われてきたものだ。
そしてその信用は
申請する書類の品質に依拠しており
それは友人のチェックに懸っている。

目標とする業績を上げるためには
スタッフの品質と生産性を挙げて
いかなければならないのだが
現状のスキルと
そのターゲット品質もおおむねわかった。

結局、所長は
いかに所長としての本来業務、戦略業務に
時間をさけるかであり、
そのためには、参加メンバーの幹部が
それぞれ分担して
管理業務を担い、
かつ対外的な営業もしていかなければならない。
その辺の課題は共有できたように思う。

次回は、生産性を挙げていくための
業績管理のしくみを考えていく予定である。

それまでに、
所長には、時間の実績を
集計しておいてもらうように依頼した。

併せて、
多少経営の勉強をお願いした。
それは読書課題だが
次の二つをお願いした。
①ドラッカーの『経営者の条件』と『マネジメント』
②デイヴィッド・マイスターの
　『プロフェッショナル・サービス・ファーム』
である。
後者は、特許事務所などの経営のバイブルである。
多少難しいが
元々が知識労働者である。
お正月にじっくり読んでいただきたいものだ。

いずれにせよ、
この取り組みは、小職が
自分の事務所で成果を出してきた
ノウハウもそのまま使えるので
成果を大いに期待しているところである。

来月には
幹部で一杯飲んで
コミュニケーションを図りたいと思っている。

友人の組織を
高収益組織にしたいという
希望と見込みでいっぱいである。

コンサルティングに強い
御堂筋税理士法人＆
経営エンジン研究所
大阪　税理士　小笠原　でした。