メールの書き方 ダメ出し！
2019.08.28
事務所のこと
毎日、仕事で
たくさんのメールをやり取りしている。
いまどきは、パソコンにも携帯にも
メールが届いたことが通知されるので
四六時中、！？
対応せざるをえない。
実に便利な世の中だが、
一面、わずらわしく、また
生産性を阻害する感も否めない。
その上、
チャットワークだのチームズだの
社内、社外ネットワークとの
コミュニケーション・ツールも多様化し、
便利になってきているので
余計に、メールの数が増える。
おかげさまで、年寄りは
てんてこまいだ。
その分、阻喪や失礼も増えるリスクがある。
そんな折、
わたしの依頼メールに対して
(大方わたしの場合は依頼となる）
スタッフ、特に若手の方などから
超短文、こまぎれ、逐次処理の
メールが帰ってくる。
何かお願いすると、
↓
これはどうなりますか？
↓
じゃこれはどう？
いっぺんにいうてこい！
まあ、わたしの依頼のメール内容が
意を尽くしていないわけで
そこは、毎度反省して改善をするわけだが、
それにしても、仕事が中断され、
没頭できず、煩わしい。
わたしは注意散漫な上に、
雑音などがあると思考できないため
こういう状況は苦手である。
そこで、このさいはっきりと
わたしの希望を伝えておこうと
全社員にメールをした。
下記はそのオリジナル文である。
―――――――――――――――――
[8:43] 小笠原 士郎
御堂筋税理士法人スタッフ全員
お願い事項－
小笠原とのメール（チームズなど）による
コミュニケーションのスタイル
（トリセツ）
おはようございます。
表題の件、
最近感じていることをお伝えし、
皆さんのご対応を
お願いしたいと思います。
わたしは、皆さんと
親密でフラットな
コミュニケーションを願っています。
ただし、昨今のラインなどのような
ショートで、ひんぱんなやり取りは
願っておりません。
わたしのスタイルは
皆さんから見れば
多少、へんくつかもしれませんが、
一度のやりとりで
すべてが片付くことを希望しています。
そのために、まずは
わたしからの
要件依頼や問い合わせが
意を尽くしたものにする努力が
必要ですが
皆さんの方も、
わたしが一度の返信で完了できるように
よく要件の全体像や可能性を考え、
万全を尽くして作文ください。
ひとつ問いかけて、答えると
また、あらたな疑問が出て
メールをいただくと
かなり××してしまいます。
みなさんもそうだと思いますが
あれこれ処理したり、
考えたりすべきことが多く
メールコミュニケーションは
効率的におこないたいので
よろしくお願いします。
特に若い諸君にはお願いします。
これは私と類似した
コントローラー・アナライザーの
お客様とのコミュニケーションでも
同様ですので
よく考思してください。
まずはお願いまで。
(3 人が「いいね!」しました)
―――――――――――――――
さて、どれだけの方が
このメールを読んでくれたであろうか？
わたしはラインはしない。
あのようなチャット・コミュニケーションは
しらふのときには好まないからである。
少なくとも、ビジネスにおいては
論旨明快、起承転結、
あらゆる可能性を想定して
の先読みと予防考慮して
才気煥発、懇切丁寧、
つまり、ＭＥＣＥであってほしい。
それは、訓練である。
連れや、カレカノにするような
甘えた、思考省略な
コミュニケーションでは困る。
第一、脳みそが鍛えられぬ。
現代企業社会では
みんないそがしい。
とりわけエグゼクティブはそうだ。
上司マネジメントをして
フォロワーシップを発揮するためには
上司のペースに合わせた
コミュニケーションが必要だ。
一杯やるときには
思いきり、君に合したげるから。
それと、これは余談だが
となりにおるときは
メール飛ばさんと、口でいいや。
また、まず社内に訊くことを
いきなり外部に訊くなよ。
これも困ったことで
いずれまたお話ししたい。
ダイレクトに対峙できないような
性向では、きちんとした
責任と勇気のある仕事はできまい。
ともあれ、わたしのお願いメール
しかし、開封率は
あやしいものである。
というのも、わたしは今年
社員旅行の幹事をしていて、
みんなにあれこれと
ご意向をうかがうことがあるのだが、
まあ、レスポンスは半分がせいぜい。
期限が迫ったら、それこそ
偏執狂のように、個別に
パワー・メールで矢の催促をする。
さすがに恐縮して
レスポンスしてくれる。
だけど
そんなもんやなと実態を了知。
まあ立場が変われば
わたしも
みんなに迷惑をかけているんやなあと
反省するところではある。
とにかく、
ビジネスのメール術
きちんと訓練させねばならぬ。
経営コンサルティングと
会計事務所の融合
組織デザイン研究所＆
御堂筋税理士法人
小笠原でした。
