事務所の月次締め

大阪のコンサルティング税理士　小笠原　です。

今日は6月の第一営業日です。
事務所では、業績管理資料として
『経営のコックピット』という独自の資料を作って
毎月、経営の検討を行っています。

今年から、それをアクセスというデータベースソフトを使って
統合化していこうということで取り組んでいます。
しかし、私がしたいことが複雑なようで
なかなか思ったような資料がでてきません。

前月の経営の会議では
資料の数字の信頼性、信憑性がとぼしく
業をにやした私は、
6月1日は、5月の業務締めに全員没頭して
その日で、データ処理のルールを確立してしまうから
と皆さんに協力をお願いしておいたのです。

ということで、朝からみんな一所懸命に
日報の処理、売上の処理、各種活動の処理など
コックピット作成に必要なデータの入力に注力してくれました。

だいたいデータ入力が終わったところで
コックピットを出してもらい
担当してくれている中前君といっしょに
数字の中身をチェックしていきました。
「これは、どこからこんな数字になるのや？」
「これは、どういう算式になっているのか？」
「これは、考え方自体がまちがってるぞ」
「これは、こうした指標に変えた方がいいのではないですか？」
など一つひとつの数字を確認し、
指標の定義、処理責任の所在、入力のデータソース、注意点などを
チェックリストに１時間でまとめるように指示しました。

また松本さんや細谷さんと相談して
月次締め業務の流れを電子黒板にまとめていきました。
「この前に、こっちの処理をしておく必要があるでしょう。」
「総務の売上データと照合しておくのは担当者責任で。」
なといろいろまとめていくと
おおむねもれなく月次締め業務の流れがまとまりました。
これはプリントして、あとは中前君に文書化してもらい
月次締め業務マニュアルとしてまとめてもらいましょう。

流れとしては
ステップ０．日々の日報入力、売上の計上、顧客マスターの登録
ステップ１．個人の月次締めと振り返りの業務
　　　　　　　・個人の目標管理シート記入
　　　　　　　・チームの目標管理シート記入
　　　　　　　・重点お客様の協働取り組み管理表記入
　　　　　　　・新規開発取組み管理表記入
　　　　　　　・読書記録のデータ入力
　　　　　　　・投下時間の実績反省と今月の投下時間計画入力
　　　　　　　これらに基づく、課題のピックアップやお客様との日程アポなど
ステップ２．経営のコックピットへの各種入力
　　　　　　　売上実績や売上予測、各種取組みや活動量
ステップ３．個人版経営のコックピットによる数字の妥当性チェック
ステップ４．個人面接用の前月の時間実績、今月の投下時間予定表、
　　　　　　　重点お客様協働取組み管理表、目標管理シートの準備
という感じになります。

こうして見ると、誰がするのか、どの数字をひらうのか
などはっきりしていないところがたくさんありました。
最初に、こうしたことをしっかり押さえていないところが
あたまの粗雑さで、なさけないところですが

丸々一日かけて、このように締め業務の内容、プロセスを
明確化しました。
メンバーの皆さんには大変でしたが
経営のチェックと意思決定の大切な情報の根幹にかかわる問題です。
しっかり確認できてよかったと思いました。

それにしても日頃お客様のところで、
同じような問題にぶつかり、いっしょに頭を悩ましたり
生意気にもアドバイスをする立場です。
自分の問題は、しっかりと対処し、解決しておくことが
お客様と共有できる原点になることにちがいないと思うのです。

コンサルティングに強い税理士小笠原／河原事務所　大阪　小笠原でした。