少しおすそわけ～時間管理のしかたについて
2013.11.09
ブログ
今せっせとドラッカーの『マネジメント』をまとめています。
メルマガに連続掲載しているからです。
ぜひ皆さんにも読んでほしいと思っています。
よろしくお願いします。
さてその中から少しご紹介
『経営者の条件』は、ドラッカーの別の本です。
でもとても勉強になる本です。
それは、経営者やビジネスマンが持つべき、
仕事のしかたのポイントについて語っています。
もつべき習慣について語っています。
｢経営者の条件｣が教えてくれるもの
「エグゼクティブの仕事は成果をあげることであり、それは修得できる。」
これが、そのテーゼです。
そして、成果をあげる
エグゼクティブになるための習慣とは
①時間が何に使われているかを記録する。
②貢献に焦点を合わせて自らの仕事を定義する。
③強みを生かす。
④時間を管理し、最も重要なことから始める。
⑤成果をあげるための意思決定を行なう。
！もっとだいじな原則～「聴け！話すな！」
以上の５＋１の原則です。
①時間を管理する
■基本的な課題
生産性＝成果(粗利益)／時間
生産性の算式は粗利益÷時間です。
それは時間の使い方が成果を決める
ということを意味します。
つまり、時間の使い方が
成果をあげる出発点だというわけです。
もっとも重要だとはいいませんが、
最初だというわけです。
“Not most important but at first” なのです。
でも、ほとんどの人は、時間を管理していません。
だから、締切がなく、
してもしなくても当座困らない課題は
ほったらかしになるのです。
そうした課題は、長期の取り組みが必要な
戦略的課題が多いわけです。
その結果、変革がなされず、
長期的な成長ができず、
環境の変化に適応できなくなるわけです。
時間の使い方がそれほど重要であると、
腹の底から判っている人は
ほとんどいないというのが私の実感です。
それは、
これこそが自分が管理できるほぼ唯一の資源であり、
そしてその資源は有限で、
一定の速度で流れ
取り置きもできないことに
心底思いを至らせていないからだ、
と思うのです。
最終的にそうした惰眠をうちやぶるためには、
時間が有限で、限りなくいとおしいものであり、
その中で自分は生かせてもらっている、
では自分は何を今すべきかという、
宗教的自覚に根ざした、
意識の覚醒が必要でしょう。
そうした覚醒を願って止みません。
さて、成果をあげるためには
①成果をあげるための課題を徹底して考え
②仕事の優先順位を意識し、
しないことを決めて時間を確保する
③断固として決めたことを集中処理する
ことが求められます。
■時間管理の手順
では、時間管理は、
どのように進めていけばよいのでしょうか？
次の5ステップで行います。
１.仕事の分類
仕事を緊急性・重要性で４区分する。
緊急性とは締め切りのあること、
重要性とは、
現在と未来の業績に大きな影響を与えることをいいます。
そうすると仕事を４つに分類できます。
①緊急でかつ重要 【本来業務】
②緊急ではないが重要 【戦略業務】
③緊急で重要ではない 【日常業務】
④緊急でもなく重要でもない【雑用】
そして、自分がしていると思う業務を
かたっぱしから思い出し、
この４つに分類します。
つまり仕事の棚卸しをするわけです。
２.時間実績の集計
次に、実際に自分がしている仕事の
１ヶ月の時間を分類集計します。
これが時間管理の出発点です。
集計方法はお任せしますが、
ポイントは毎日記録をつけることです。
夏休みのお天気の記録と同じです。
そしてつけてみて、自分が
どんな仕事にどれくらいの時間を
さいているかながめてみます。
３.時間の計画
その上で、これからは月初に
時間の計画を立てることを習慣にします。
今月取り組む重要な仕事を挙げて、
それに時間を割り当てることを中心に
必要時間を見積もります。
４.時間管理の実践
そして１ヶ月→１週間→今、の順番に
計画したことに時間を取るように意識し、努力します。
要らぬことを考えずに、
自然にそうできるようになるまでがんばります。
毎月、計画と実績を比べ時間の使い方の
うまいへたをふりかえり、
うまくなるようにします。
そして、自分の仕事時間の総量と傾向、
パフォーマンスの出方、標準を理解していきます。
５.時間の確保
結局は、重要な仕事に集中できるように
時間を確保することが課題となります。
そのために先ずしないこと決めることが必要です。
その切れ味を磨いていきます。
雑用をしないとか、
生産性を上げる習慣を身につけるとかはあたりまえですが、
しないことを決める際の最高の基準は、
自分のしている現在の本来業務を、
順次次の人材に移譲していくことです。
これは人を育て、自分がより高度なこと、
なすべきことに投下時間をシフトしていくことになるのです。
重要な課題に取り組むためのコツですが、
ひとそれぞれに最高の仕事ができる
集中タイムがあるでしょうから、
そのひとりの時間を確保します。
私の場合は朝です。
以上が、時間管理についての私の感想です。
ご参考になればうれしいです。
コンサルティングにつよい御堂筋税理士法人＆経営エンジン研究所
大阪 税理士 小笠原 でした。
