時間管理の成果のうれしいお便り
2009.07.05
ブログ
大阪のコンサルティング税理士 小笠原 です。
先日、私の時間管理のセミナーを受けて下さった方から
下記のようなメールをいただきました。
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小笠原/河原事務所 御中
小笠原先生
拝啓、初夏の暑さの感じられるようになりました。
先生には如何お過ごしでしょうか。
〇〇での研修後は色々な面で研修の成果を自分自身で
感じております。
特にタイムマネジメントは私の業務管理に役立って折り、
先生の講義に感謝するところばかりであります。
今回はメールにてお願い致したいことがございます。
様々なアイテムを研修中にご紹介頂いたと思うのですが
メールにて頂戴致したく存じます。
以下にて記しますのでお手数ながらお聞き届け頂きたく
お願い申し上げます。
・行動計画検討シート
・目標管理シート
・コミュニケーションシステム表
・アジェンタ
以上になります。
後輩・部下への指導に役立てたいと考えております。
何卒宜しくお願い申し上げます。
〇〇株式会社 営業部1課 Ｈ
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というご依頼だったので、ご指定のフォーマットを
送って差し上げました。
合わせて興味があったので
どういう効果があるのですかとご質問したら
下記のようなご説明のメールをくださいました。
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小笠原/河原事務所 御中
小笠原先生
早急の御対応を賜り、ありがとうございました。
先生からご覧になれば、然したるものではないかもしれません。
漠然としたものではありますが、私の近況を報告させて頂きます。
当社は〇〇の専門商社であるのですが、この業界の個性であるのか、
大半が突然の見積依頼となります。
〇〇に採用される製品も生き馬の目を抜く競合
をメーカーが繰り広げております。
その中で当社も即時の対応を余儀なくされる形となります。
顧客の案件にどれだけ迅速に対応するかが、最も重要であるのですが、
製品には品質や精度・新機能などの要素も要求に加わっております。
私はその中で技術対応を行う数少ない営業担当を努めております。
これまでは自身が籍を置く部署の顧客のみを対応しておりましたが
他の営業部門や出先の支店を含め、あらゆる顧客に対応すること
ができるようになりました。
これは研修にて得たタイムマネジメントが役立っています。
私は週間活動を先生の御指導の管理表で管理しております。
予め早朝・午前・午後・夜間を2分割にコマ割して設定しています。
突然の顧客の要望が大半のため、夜間を敢えて空欄にして置きます。
これにより早朝からの他部門の技術対応依頼を次々に押しこむことが
できます。結果、弾き出された業務は夜間へと移ることになります。
あらかじめ、私自身の業務は3日間に集約しています。この部分は
基本的に堅持します。2日間の時間については、他に対応することに
より配分を決めています。事務処理は夜間の最終もしくは早朝に集約
することにしています。他人に邪魔されず、効率の良い処理が可能です。
当社で技術対応はご高齢の顧問と私の2人のみです。
私自身の時間配分にメリハリを付ける事により、全社での対応がある
程度可能になってきました。
技術対応はサービスに過ぎませんが、徐々に見積や受注についても
目的来店性が見える様になりました。
最近では多種に渡る顧客へ技術対応することから、業界ごとに特色ある
技術情報を得ることが出来るようになってきました。
業務が重なり一時的に膨大になることもありますが、顧客評価は確実に
手応えを感じています。（売上はまだ厳しい状態ですが）
頂戴した資料も徐々に活用して、効率化を図りたいと考えております。
長文に加えて、乱文乱筆多々あると思いますが御容赦頂きたく存じます。
また、成果が見えれば拙いながら報告させて頂きます。
今後も何卒宜しくお願い申し上げます。
〇〇株式会社 営業部1課 Ｈ
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なるほど、技術系の方として、しっかりと時間管理を論理性の中で
消化され、自己の行動をコントロールされているご様子に
とてもうれしくなりました。
こうした成功事例を、ブログなどを通じて
皆さんと共有させていただいてよいかというお願いをしたところ
心よくご了解いただいたので、皆さんにご披露した次第です。
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小笠原/河原事務所 御中
小笠原先生
御連絡頂きまして、ありがとうございました。
私の管理表は拙いものですので、活用事例には
程遠いと思いますが一度ご覧頂きまして御判断
頂ければと存じます。どのような形でも利用して
頂いて構いませんので宜しくお願い致します。
基本的に３日間分の堅持する予定は赤字にて
記載してあります。
自分の担当顧客でも緊急の要請があれば、黒字
にて追記してゆきます。
日時は臨機応変に変更して行きます。私の顧客
には会社配給の携帯電話の番号とアドレスは
お知らせしておりますので、日時変更は即時で
行う形です。
２週間に１度は、忙しくて記入できなかった事項を
入力して、どの様な依頼や変更があったのかを
再確認する様に心掛けています。
管理職者になり、この表には書けない営業マンへ
の都度の技術相談が大変多くのウエイトを占めて
います。
この管理表でそのための時間も取ることができつつ
あります。
先生の研修がなければ、叶わなかったと感じており
ます。
今後も何がしか報告できる成果が生まれた際には
連絡させて頂きます。
ありがとうがざいました。
〇〇株式会社 営業部１課 Ｈ
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なるほど、時間管理を実行されたことで
時間の整理ができ、部下への指導時間が
取れるようになったとのうれしいご報告でした。
部下への指導時間というのは、
私がいうところの「レバレッジ効果」の高い時間です。
つまり、投下時間に対する効果の高い時間、
生産性の高い時間です。
時間は、ピーター・ドラッカー先生も
エグゼクティブの第一の行動規範だと
おっしゃるくらい大切なことなのですが
できている人は、本当に少ないなあと感じます。
人間の成果って、重要なしごとに
時間を割くことによってしか達成しないのにね。
私たちももう一度、見つめなおしてみたいものです。
コンサルティングに強い税理士小笠原／河原事務所 大阪 小笠原でした。
