机の整理整頓で仕事の生産性を一挙にアップ

平均的なビジネスマンには

1日に190の情報が入ってくる。

そして、探し物をするためだけに

一年間に150時間も浪費している。

この本は整理法の本である。

なかなかヒント満載なので

私の気づきも含めて

中身をご紹介する次第である。

話しは７ステップで進む。

１．まず整理する。

２．机のまわりに

　　必要なツールをそろえる。

　～いちいち立たなくても

　　仕事が完結できるのがねらい

３．手帳で日々の仕事を管理する。

４．保留書類のピットをつくる。

５．『今』決める。

６．基準をもって優先順位を決める。

７．習慣化する。

では中身のまとめを

ご紹介する。

１．まず整理する。

　　キャビネット、本棚、

　　トレー、机をそうざらいする。

　　机の場合、

　　キャビネットは１つとする。

　　上下２、３段

　　ファイルは下の段だけとなる。

　　書類は電子化したあと

　　いらないものはすべて捨てる。

　　上段…指定文房具

　　　ボールペン、はんこ、印肉、

　　　はさみ、ホチキス、パンチのみ

　　　ウレタンで詰め合わせする。

　　中段…所内処理フォーム

　　　仕事用私物

　　下段…仕事ファイル、

　　　仕掛書類、保留書類

　　　メモリー・参照書類、

　　余談だが共有キャビネットでの

　　書類の保管は

　　得意先かテーマごと分類

　　（この場合その他をつくる）

　　あるいは日付順ならべ

　　もひとつ余談

　　分け方の工夫

　　①色分け

　　②コード化…特に電子ファイル

　　　試案…顧客→プロジェクト

　　　→日付→タイトル

　　併せて廃棄基準も

　　さらに定期的棚卸ルール

　　1ヶ月、半期で処分

　　メールも同じように設定

　　受信トレーは原則０

　　これはすっきりした。

２．机のまわりに

　　必要なツールをそろえる。

　　机はＵ字型、あるいはＬ型

　　中央にパソコン

　　右にメインワークスペース

　　左に割り込みワークスペース

　　なるほど！である。

　　すべてが手のとどく距離に

　　よく使うもの順にものは配置

　　集中できる環境づくり

　　「中断なくやれば

　　　1時間で済む仕事も

　　　中断が入ると

　　　平均4時間もかかっていまう。」

　　そうである。

　　これには、お互いの配慮が必要だ。

　　声がけに気を使う。

　　電話シャットアウト

　　静粛を守る。

　　まわりの人たちの

　　悪い習慣には

　　Ｎｏや自己主張する。

　　それでもだめなら

　　逃げるにしかずで別室へ

　　（P180参照）

　　本ではデスクトップでの

　　工夫が語られるが

　　個人的には首肯しがたい。

　　なぜなら机の上は

　　退出時なにもおかない

　　とするからだ。

　　わが社でもそうだが

　　机の上に、

　　手紙、回覧、決裁書類が山

　　これは、机横に

　　マグネット付きの

　　郵便受けをおけばどうか？

　

　　処理ルール

　　・すべては24時間に一度空にする。

　　・一度手に取ったらどこかにやる。

　　名刺の処理

　　これはなんらかの

　　データベースつき

　　読み取り装置が必要だ。

　　どなたかツールを教えてください。

　　ちなみに電子ファイルは

　　バックアップが必要

　　毎月1回がおすすめ

　　そういえば忘れている。

　　再開しよう。

３．手帳で日々の仕事を管理する。

　　手帳の役目

　　・スケジュール管理

　　・タスク管理（To Do List）

　　・ちょいメモ

　　・議事録とアイデア記録

　　日々の管理

　　（私の場合）朝、

　　当日と翌日の

　　スケジュールチェックと準備

　　当日のTo Do List作成

　　かほどに

　　日々の業務は標準化する。

　　ウィークリーは

　　金曜日

　　来週以降の予定チェックと

　　必要事前準備の

　　スケジューリング

　　私の場合、手帳が小さく

　　アイデアなどは

　　別のノート使用

４．保留書類のピットをつくる。

　　本では机の上にトレー設置

　　でもわが社では

　　机の上はナッシングを予定だから

　　扇原が拒否るだろう。

　　なので、机下段の手前をあてる？

　　仕掛書類、いただいた資料、

　　処理伝票や領収書、手紙類

　　すべてクリアファイルに挟む。

　　予備のクリアファイルは10枚くらい

　　月に一度棚卸

　　余談だが

　　出張するときの生産性と

　　忘れ物防止策は必要

　　かばんの内容物は標準化必要

　　これは扇原君頼みます。

　　忘れ物防止

　　私にも痛い思い出が多々あり。

　　どうするか？

　　オフィスの出口のドアに

　　ちょうど目線のところ

　　もう一度確認！の掲示板でも

　　貼り付けるか？

　　これも扇原君検討してください。

５．『今』決める。

　　冒頭の190の情報のうち

　　処理するのが30とすると

　　160は処理しないことになる。

　　これは、無視、拒否、捨てるなど

　　だから『ダメ』になれることとある。

　　なるほどだ。

　　電話に貼っておけとも。

　　だからこのダメorするの

　　入口の仕分けがだいじ。

　　そこで少し本を離れて考えた。

　　仕事のスピードアップ

　　最高時速を300kmにする。

　　仕事は

　　・計画・準備

　　・実行（自分でする・他人にさせる）

　　・あとしまつ

　　に分かれる。

　　計画・準備は大切で

　　ここがあとの生産性を決めるから

　　しっかり時間をかけよう。

　　実行だが

　　自分でするのは

　　段取とスピードを意識

　　他人の生産性だが

　　まずは依頼内容の正確化だ

　　コミュニケーションの工夫

　　書いてわたす、復命、期限明示など

　　重複仕事をなくす。

　　あとしまつも大事

　　レポート、ノウハウ共有

　　そしてごみ処分

６．基準をもって優先順位を決める。

　　この話で目からうろこは

　　優先順位の基準をもつこと！

　　であった。

　　確かにそうである。

　　基準がなければ

　　優先順位もなにも

　　あったものではない。

　　毎日のTo Do Listに

　　どう処理ナンバーを振るか？

　　とりあえずの試案

　　基準１…長期的重要性

　　基準２…緊急性

　　基準３…難易度

　　　　　　　（むずかしいもの順）

　　上位基準で同順位なら

　　下位の順位差で決める。

　　なお未来のキャリアアップの

　　長期目標のタスクには

　　ハートマークをつけるとある。

　　これはいいですね。

　　ついでに超重要案件には

　　びっくりマーク？

７．習慣化する。

　　集中タイムを取る。

　　ミハイ・チクセントミハイ

　　という人の名作に

　　「フロー体験喜びの現象学」

　　という本がある。

　　フローとは

　　われを忘れて乗っているときの

　　精神状態をいう。

　　この本では

　　その状態に入るのに

　　20分かかると書いてある。

　　わたしの仕事の1ブロックは

　　基本2時間である。

　　この時間をじゃまされないように

　　自己防衛したい。

　　なぜなら仕事の生産性の

　　ポイントだからだ。

　　・別室へとじこもる。

　　・自宅でする、スタバでする。

　　・Leave Me Aloneの掲示

　　・耳栓と音楽

　　・静かにしろとどなる

　　・机のところに表示灯を立てて

　　　赤、青、黄で

　　　状況とリクエストを表示

　　　そういえば、社長室の前に

　　　こうした表示灯をつけている人がいました。

　　・静粛タイム設置

　　帰宅時

　　机の上はなにもなし

余談

こうした仕事術は

マニュアル化して

新人の研修で教える。

生涯の生産性がちがってくるから

→細谷さん検討してください。

これには監査が必要

さて罰則は何がいいかなあ

これも扇原君考えて

しかしこの話

思考スピードの速い人はＯＫだが

ゆったりの人はついていけるか？

あまり急がせると

体に悪いうえ

品質が極度に悪くなるかも

むずかしいですねえ。

少しづつ

生産性のアップについて

パーツをそろえつつあるところです。

体系化はまだまだです。

それには、実験から。

会計事務所の可能性を追求する

御堂筋税理士法人＆組織デザイン研究所

大阪　税理士　小笠原　でした。